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凡人と基本スキルが全く違う!仕事が早い=できる人の特徴7選!

凡人と基本スキルが全く違う!仕事が早い=できる人の特徴7選!
職場に仕事の早い人=できる人はいないだろうか。

管理人サスケが見る限り、凡人とは違い基本スキルが全く違うと思います。圧倒的なスピードを発揮する人はココが違う8つを見つけました。無駄を無くし仕事をする。

その特徴をお伝えします。

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必要なスキルを見極める


仕事上でエクセル、ワード、パワーポイントなどのオフィスソフトを使うと思います。便利な機能を忙しいからまた今後と先延ばしにしてないだろうか。業務で役立つスキルを磨くのは仕事のスピードアップに繋がります。ある単語をコピーしてエクセル上のセルに貼り付けるのに、いちいちマウスを右クリックして貼り付け(P)を選択しているようでは全くダメです。「Ctrl+V」で貼り付け。


覚えるのに多少時間はかかるが修得するれば仕事のスピードは確実にアップする。


サスケが毎日PC操作でよく使用するショートカット8つはこちらになります。



































キー操作目的
Ctrl + Aすべて選択する

Ctrl + Cコピーする
Ctrl + V貼り付け
Ctrl + X切り取り
Ctrl + Z元に戻す
Ctrl + Y操作をやり直す
Alt + Tab開いている項目を切り替え
Windows ロゴ キー + Dデスクトップを表示する



Windows7のショートカットキー


Check!AさんとBさん、あなたはどちらのタイプですか?







A さん



便利な機能があるんだ。覚えたら後々楽に使えるから覚えよう!(時間短縮)










B さん



便利な機能だけど、時間もないしまた今度にしようっと。(無駄な作業量は変わらず)






勘違いして欲しくないのが書籍を購入してまでマスターするのではなく得意な人に教えてもらう事。仕事に役立つスキルはマスター!PC操作は一生モノのスキルなので時間を惜しまずマスターすべきです。

ミスゼロとスピードはどちらを優先?


仕事の性質によりますが、100%完璧の力を出す必要は全くありません。時と場合により手を抜く事もあります。例えば、お客様からメールが来た場合に完璧な文章を書くのではなく必要なポイント(本質)をおさえて書き上げる事が重要です。決して手を抜いているのではなく何を伝えたいのか要点があれば問題ありません。


ミスゼロ < スピードの場合
お客様とのメール作成など(要点を伝えるだけ)
ヒアリングシートの作成
明日の行動予定(※自分用)


ミスゼロ > スピードの場合
社内に発信する情報文書
契約書作成


完璧にする仕事と手を抜く仕事は見極めましょう。全ての仕事を完璧してはいつまでの仕事は終わらない。

アイデア出しは仕事と時間を分解


会社で企画書の作成、今週末の会議までにアイデアを出したい。といった経験はないだろうか。書類作成の作業は速くできてもアイデアはそう簡単には出ないものです。まず、いきなりアイデアをすべて出さない事です。企画も同様に根幹となるコンセプトから始まります。それを具体化するにはどうするべきなのか細かく分解していきます。1日でアイデアを出すのではなく時間をかけて小分けにする事。


1日中、机に向かってもアイデアは出ません。
管理人サスケの場合、仕事から開放された帰社時間だけに企画を立てています。オフィスという空間からの開放感。自由時間からいい考えが出てきます。

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会議は制限時間を設ける


結論が出ず次回に持ち越しになった会議を経験した事はないだろうか。会議当日に議題があがり、準備もせずにその場で報告。気付いたら議題が脱線している事が多いです。そういった事にならない為に「会議で何を決めるのか」「事前に何を報告するので準備をする」「会議で必要な資料は事前に渡す」。


サスケの経験談になりますが、毎週会議もあったので必要のない場合は「営業優先」で欠席してました。会議が重要ではなく中身です。会議も出席するだけで時間は取られますのでその見極めも必要。会議に渡す資料もA4サイズ1枚に収まる要点だけ伝えるシンプルなものがいいと思います。ガッツリ中身の多いものだと全てを話す事がメインに時間を取られます。


会議は時間も考慮して準備するモノも考えよう!

結論が先!シンプルに伝える


先輩に報告するだけなのに時間がかかる後輩がいます。話を聞いていくと周りくどい言い方をしています。短く、シンプルにハッキリ伝える。要点を伝える。あと専門用語もあまり使わない。例えば新人の営業マンが上司に1日の仕事を報告したとします。


<伝え方が下手くそ>







A さん



本日の商談では●●が●●になって検討中。さらに●●になったので・・・。午後は●●になったので100件コール。その内訳は担当者と接触できたのは●件、受付謝絶は●件、その後のメール送信は●件。










B さん



検討は前向きなの?つまり、商談結果の見込み度は?次回のアポは取れたの?






<シンプルに伝える>







A さん



本日、●●から申込書を受領予定。決裁待ちで1週間後に回答を頂きます。午後から100件コール。1件アポイント獲得して明日商談します。










B さん



なるほど。明日も頑張ろう!






やはり上司に報告はシンプルに伝えるべきでしょう。ここでは商談結果は?契約取れるの?午後からのテレアポでアポは取れたのか?相手が求めている本質を理解して伝える事が重要です。周りくどい伝え方は時間の無駄。

聞いた事はやる事に落とし込む


先輩や会議で聞いた事をメモするのはいい事がと思います。言われた事を書くだけでは3流です。ポイントは役立つ情報をどう活かすのか。具体的にはどうアウトプットするのか。聞いた事をメモするのではなくどう実施して行くのか書くべきです。


先輩とのアドバイスや会議でメモ書きした場合、


<通常のメモ>
朝は集中できる
ランチで食べ過ぎると睡魔が襲ってくる
競合他社と差別化でアプローチ(営業)する


<リスト=実践する事>
早朝出勤。通常より1時間早く会社に来る
ランチは腹八分目に抑える。
他が実践しない方法でアプローチする。(※DMではなく手書きで資料郵送)


インプットからアウトプットする。定番の表現ですが実践する事!メモはやる事を書こう

メールの返信時間を決める


集中したい時間帯にお客様からメールが飛んでくる事が時々あります。重要なメールは除いて返す必要があります。ただメールに気にし過ぎるとやるべき仕事が後回しになります。メールも重要度によりますが返信もコントロールすべきです。本当に緊急度が高いならお客様は電話がかかってきますので問題ありません。


本題に戻りますが、メールチェックは1日3回。朝。昼。夕方です。午後6時以降は緊急度を除いては翌日に返信するルールを決めています。


メールに振り回されないようにルールを決める。


以上です。


サスケが社会人になって仕事ができる人の見解です。自分も無駄な作業を省くために必要なスキルは身に付けています。その結果、仕事に余裕のある状態でこなす事ができました。少しでも参考になれたら嬉しいです。


サスケの一言


仕事が早い=できる人は無駄がない!

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