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【知らなきゃマズい!】エクセル2010の便利機能5選まとめ

【知らなきゃマズい!】エクセル2010の便利機能5選まとめ
エクセルの便利機能をご存知だろうか。

サスケは広告の営業職です。新規開拓する上で色んなアプローチ方法でアタックしているのか獲得件数など進捗状況を上司に求められます。管理表をエクセルで作成。日々進捗表を見ながら効率的な契約を取る為に分析しています。今回は経験上で知っておくべき便利機能5つをまとめました。

少しでもお客に立てるを嬉しいです。

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最大値と最小値を色付けさせる


管理表を作成する上でどの項目のデータが最大値なのか分かると便利です。どのデータ項目が一番高いのか。フォントの色を付ける事でひと目で判別できます。

最大値と最小値を色付けさせる

設定方法はこちら


<こんな方に是非!>
管理表で最大値と最小値でひと目で判別させたい
データ管理をしている人


<注意点>
数式の選択範囲を間違えずに入力する事

入力規則のリストを作ろう!


例えば、営業マンがエクセルでリスト表を作成。テレアポで何らかのアクションした結果でステータスを残さなければなりません。そのステータスも[受付謝絶][担当謝絶][AP獲得][再コール]などいつも限られたデータを繰り返すと思います。そんな時に便利なのが「入力規則」機能です。

入力規則

設定方法はこちら


上記のように入力する項目が決まっており選択するのでとても便利です。さらに各データ毎にプルダウンで何件がどのステータス状態なのか管理する事もできます。


<こんな方は是非>
顧客リストをエクセルで管理している人
分類で決まったデータを入力する人


<注意点>
エクセルデータが共有の状態では入力規則のリストが作成できない

VLOOKUP関数


是非知って欲しい関数をご紹介します。検索条件に一致するデータを用意した表から取り出す為の関数。簡単に言えば検索機能です。例えば携帯電話が鳴った場合にあらかじめ登録された番号だと友人の名前が表示されますよね。それと一緒です。例えば商品の見積書を作成する場合、品番を入力すると商品一覧表から検索された商品名と単価が表示されます。

VLOOKUP

<こんな方は是非>
見積書を作成する頻度が高い人
※商品などメーカーの経理には覚えて欲しい


<注意点>
慣れるまで時間がかかる
選択範囲データを間違えないように!

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重要エクセルシートはパスワードをかける


最近、会社のコンプライアンスで個人情報の入ったデータはパスワードをかける。業務上で当たり前です。しかし後輩がパスワード設定の仕方が分からないと質問されたのでお伝えします。読み取りや書き込みの設定もできます。

重要エクセルシートはパスワードをかける

<ポイント>
個人情報や社外秘のデータはパスワードをかける
外部に漏れないようにする為に重要


設定方法はこちら

ショートカットを活用する


いちいち手入力するより数秒早く入力できる事をお勧めします。その積み重ねが労働時間の短縮を生むと思いますので是非活用ください。




























ショートカットキー効果
Ctrl+S作業中のファイルを上書き保存
Ctrl+X 選択されたセルを切り取る
Ctrl+C選択されたセルをコピー
Ctrl+Vコピーされた内容を貼り付け
Ctrl+Z直前のコマンドまたは操作を元に戻す
Ctrl+Y or F4直前のコマンドまたは操作を繰り返す



他のショートカットはこちら


以上です。


サスケはエクセルを使用頻度が高いので便利機能は少しずつ修得しています。まずは業務に役立つ機能から少しずつ覚える事をお勧めします。


サスケの一言


エクセルの便利機能を覚えると仕事力アップ間違いなし

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