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【新入社員必須】上司も納得してもらえる議事録の書き方コツ3選

【新入社員必須】上司も納得してもらえる議事録の書き方コツ3選
議事録の書き方で悩んでいなだろうか。

単に会議の出来事を書くのではなく出席者以外の人間が見て分かる内容でなければならないと上司から散々言われた経験があります。新社会人の方も会議に出席する事で必ず議事録を書く機会があると思います。さて何を書けばいいのか分からない。

今回、議事録の書き方コツをお教えします。

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議事録の目的


そもそも議事録って何で必要なのか疑問に思います。まずはサスケが経験した社内での会話をご覧ください。1周間前に会議が終わり週日後の出来事。







サスケ



先輩、競合のデータシートは完成しましたか?










先輩



え!?お前が作るんじゃなかったの?










サスケ



この前の会議で、先輩が作成すると言っていましたよね。










先輩



そうだっけ?まぁ~俺が作るけど・・(面倒くさいなー)










サスケ



よろしくお願いします。(私が悪いのかな。疑問)





こんな行き違いを防ぐ為にも議事録は必要なんです。

議事録とは?


会議で決まった内容や課題を出席者や関係者に周知するために記録する事。そして次のステップに進む為にいつまでに、誰が、何をするのかを明確化させる事。さらにその事柄を誰が決定したのか。この3点をおさえる必要があります。

まとめると・・

会議で決まった内容や課題を出席者や関係者に周知

次のステップに進む為にいつまでに、誰が、何をするのか

その事柄を誰が決定したのか。(出席者名)

議事録の前(メモ準備編)


では先輩から会議の議事録を任せられました。会議中にメモを取ります。ダラダラ会議での内容を書くのではなく具体的な情報が必要です。ずばり4H1Wです。誰が(Who)・いつまでに(When)・何を(What)・なぜ(Why)・どのように(How)を意識して書きましょう。最低限5つはおさえておきましょう。


誰が(Who)

いつまでに(When)

何を(What)

なぜ(Why)

どのように(How)

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議事録の書き方(文章編)


読みにくい文章は分かりにくいです。出席者以外でも議事録の内容が分かるとお伝えしたように箇条書き程度で文章をまとめましょう。議事録は会議の内容を作成するのが目的ではなく、次に活かすための回覧です。その為には対応者・責任者・期限を忘れずに書く。

例)

<誰が?いつから?何を?>
●□□業界に向けて営業開始。営業担当は●●と●●が率先して来週から実施していく事。


<対応者は?期限は?>
●●●と●●は必ず日報にて●●業界でのアクション数を報告する事。

議事録の内容構成


メモでまとめた内容から議事録の作成に入ります。構成は主に8つです。会議内容で決まった事をメモし、各項目に落としこむだけなので簡単です。そんなに難しい事ではありません。では具体例を含めて丁寧に教えていきます。

会議名
例)営業定例会議(週別)


会議日時
例)2015年6月30日(火)18:00


場所
例)4F 会議室B-2


決定事項
ここでは会議で決まった事柄を記載します。具体的にどんな事をするのが決まったのか。数字も入れておく。
例)①●●業界に向けて営業開始。営業担当は●●と●●が率先して来週から実施していく事。②客単価アップの為、メディアミックスの積極的なアプローチ。受注率50%は必須(目標)③週1日必ずは社内にてテレアポを実施。最低100件、難しい場合は時間を作り実施する。


決定事項
ここでは決定した事にどう実施していくのかさらに具体的な行動を記載します。
例)①●●と●●は必ず日報にて●●業界でのアクション数を報告する事。②メディアミックスの受注率アップの為、新米は毎日30分のロープレ実施。③コール数をコミットする為に記録を付ける事


その他議論項目
ここでは大きな議題ではないが議題に挙がった事を補足的に記載します。
例)①ある程度、●●職種や業界にアタックする事が決まっているなら事例集を準備。新規顧客への情報提供②2回の商談は時間的コストが発生するので初回訪問時にある程度ヒアリングする事。商談時にヒアリングシートの準備。


次回会議日時・場所
2015年7月7日(火)18:00 4F 会議室B-2(予定)


以上です。


メモする上で4H1Wは忘れずに記入しましょう。箇条書き程度に文章をまとめて構成に入ります。そこで議事録の完成です!思った以上に難しくはないと思います。


サスケの一言


議事録もコツさえ分かれば問題なし!

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