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【知らなきゃマズい!】ワード2010の便利機能7選まとめ

【知らなきゃマズい!】ワード2010の便利機能7選まとめ
ワードの便利機能をご存知だろうか。

サスケはワードを使用頻度は少ないのですが、経験上で知っておくべき便利機能7つをまとめました。

少しでもお役に立てると嬉しいです。

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ワードのお節介機能を停止


文章を作成する際に、1や2を続けて文字を書くと勝手に箇条書きになった経験はありませんか。また文頭でアルファベットを入力すると勝手に頭文字が大文字になってします。これは「入力オートフォーマット」と呼ばれる機能でユーザーの手間を省く機能だが返って邪魔だと思います。

サスケが経験上、ビジネス上でお節介だと思われるモノを主に3つ挙げてみます。

入力したURLがハイパーリンクになる


<解決策>
[ファイル]→[オプション]→[文章校正]→[オートコレクトのオプション]→[入力フォーマット]→[インターネットをネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する]のチェックを外します。


行の先頭に「1」「2」を入力したら箇条書き


<解決策>
[ファイル]→[オプション]→[文章校正]→[オートコレクトのオプション]→[入力フォーマット]→[箇条書き(段落機能)(段落番号)]のチェックを外します。


文頭でアルファベットを入力すると頭文字が大文字


<解決策>
[ファイル]→[オプション]→[文章校正]→[オートコレクトのオプション]→[オートコレクト]→[文の先頭文字を大文字にする]のチェックを外します。

ワード文書をOneDriveに直接保存


作成した文書をデスクトップ上に保存していると思いますが、急な停電やハードディスクが壊れて文書データが壊れて飛んでしまう可能性もあります。そんなアナタにお勧めのがSkyDriveです。ネット上に自分専用のハードディスク容量15GB(※2015年6月23日時点)を利用できるサービスです。しかも無料。ワードにかぎらず、写真やビデオ、エクセル、パワーポイント、音楽、動画など。


15GB以上の容量が欲しい場合は有料もあります。
さらに出張先でネット環境があればOneDriveに保存した文書を確認する事ができます。


OneDrive

OneDriveはこちら


<メリット>
無料で15GB
ネット環境があれば端末からでもファイル共有できる


<デメリット>
職場で秘密文書をOneDriveに保存するのは要注意。
1ファイル10GBまでのアップロード

ワードのバックアップ機能


折角作成した文書が保存ボタンを押し忘れてしまった経験はないだろうか。オーマイガット!常に保存する事を心がけておけばいいのですが、そんなアナタにお勧めの機能があります。ワードの「自動保存」機能です。初期設定は10分毎に自動バックアップされます。


ワードのバックアップ機能


[ファイル]→[オプション]→[Wordのオプション]→[保存]


自動バックアップの時間を調整できます。一番はこまめの保存を!

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ワードにパスワードをかける


社内で個人情報の入った秘密文書や社外秘の文書作成をする機会があると思います。その際には文書ファイルにパスワードを設定しなければなりません。ファイルを開く際に正しいパスワードを入力しなければ読み込めません。今更ですが、その方法をお伝えします。


[ファイル]→[名前を付けて保存]→[保存先]でファイルを保存する場所を指定→[ファイル名]でファイル名を設定→[ツール]ボタンから[セキュリティオプション]を選択。

[セキュリティ]で[読み取りパスワード]に15文字以内でパスワードを設定。


<ポイント>
個人情報や秘密文書には必ずパスワードをかける
設定したパスワードを忘れない事


ダミーテキストを簡単に入力


企画書でも何でもそうですがサンプル文章が必要な時は、ダミーテキストとして文章が入ります。ああああ、いいいい等意味ない文章を入力する事が多いと思います。少しでも入力の手間を省くために一つ覚えて欲しい機能があります。


行頭で、 =rand() を入力して[Enter]キーを押すだけ


するとダミーテキストが入力されます。


ダミーテキストを簡単に入力2


<ポイント>
半角で入力すること

ワードの文字数を調べる


研修での感想文や総括を約1000文字前後でまとめて欲しいと上司に言われます。そもそもサスケは文章を書くのが億劫と感じないのですが現在、何文字まで入力しているのか分からない。何ページで段落や行数は?


[校閲]→[文字カウント]で調べられます。


ワードの文字数を調べる


ワード文書の左下に表示されている文字数は単語数です。文字数ではありません!

ワード文書を1ページに入れ込む


文書を1ページにおさえる事はしょっちゅうある事です。基本はA4サイズ1枚にまとめなさいと上司に言われる事は度々あります。中には作成した文書が1ページを超えて2ページ目に入ってしまった。そんな時にお勧めなのが「1ページ分圧縮」という機能です。


参照元:はみ出した部分を縮小して1ページ以内にまとめる(Word 2010)


<ポイント>
1ページ内に収まらない場合は文章を削る
さらにまとめる


以上です。


上記7つはサスケが経験上、必要だと思った便利機能です。業種によってはワードを使う頻度もありますが覚えて欲しいと思います。最近では個人情報の漏洩が問題になっているのでパスワードの設定やOneDriveの取扱には要注意です。


サスケの一言


便利機能を1つでも知っておけば作業がはかどる

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